1、成立一个谈判小组。确定小组成员和人数谈判小组一般由采购人代表和有关专家共3人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于谈判小组总人数的三分之二；

2、制定谈判文件。一份完整的谈判文件应当包括供应商资格条件、采购需求、采购预算、采购方式、采购邀请、采购程序、价格构成或报价要求、响应文件编制要求、提交响应文件截止时间及地点、保证金缴纳数额和形式、评定成交的标准等；

3、确定邀请参加谈判的供应商名单。按照《政府采购非招标采购方式管理办法》规定，谈判小组应当从符合资质的供应商里选出至少3家来参加谈判，并向其提供谈判文件；

4、谈判。方式是所有谈判小组成员集中与单个供应商分别进行谈判；

5、确定成交的供应商。