1、文件的制作者是依法成立的商务组织。

2、文件具有特定效力，用于处理商务；文件具有行政机关赋予的特定的效能和影响力。

3、文件具有规范的结构和格式，各种类型的文件都有明确规定的格式，而不是像私人文件那样主要靠各种“约定俗成”的格式。

4、商务文件区别于其它文章的主要特点是商务文件是具有法定效力于规范各式的文件。