确认函应该按固定的格式回复，确认函的格式是：

1、确认函文号、签发人。

2、确认事项具体说明。

3、需要进行确认的原因。

4、确认函联系人以及电话等。

5、附件清单。

确认函就是主管机关对原先发出的文件资料进行进一步认可的文件。它以电传的形式发给驻外机构，为了查找方便，还可以把电传文件号通知申办人员。它的作用可以防止伪造和假冒。这也是国家统一发行的。